Política y Procedimiento
de Eliminación de Datos

Esta Política describe cómo WAKA HOLDING A&R LLC gestiona la retención, supresión y eliminación de los datos personales de usuarios, clientes y contactos almacenados en nuestra instancia de Odoo, y los procedimientos para atender solicitudes de eliminación conforme al GDPR y la CCPA/CPRA.

Esta política se aplica a todos los datos personales almacenados o procesados en nuestro entorno Odoo, incluyendo:

• Cuentas de usuario y registros de clientes.
• Datos de facturación, pedidos y comunicaciones.
• Copias de seguridad gestionadas por Waka Holding o sus proveedores subcontratados.

• Mantenemos los datos solo mientras sean necesarios para la finalidad para la que fueron recopilados, conforme a obligaciones legales o contractuales y a nuestros intereses legítimos documentados.
• Datos contables y fiscales: conservados según la normativa fiscal aplicable (generalmente entre 5 y 7 años según la jurisdicción).
• Datos de soporte y actividad: conservados por el tiempo necesario para atender al cliente y resolver incidencias.
• Datos de marketing y comunicación: hasta la retirada del consentimiento o durante el tiempo establecido por la normativa aplicable.

Los interesados pueden solicitar los siguientes derechos según la normativa aplicable:

• Residentes de la UE (GDPR): acceso, rectificación, eliminación, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición.
• Residentes de California (CCPA/CPRA): saber qué datos se recogen, eliminarlos, corregirlos y oponerse a su venta o compartición.

1. Recepción de la solicitud

   El usuario envía la solicitud por correo a info@wakaholding.com o a través del formulario al final de esta página. Debe indicar: nombre completo, correo electrónico y descripción de la solicitud (p. ej., «Eliminar mi cuenta» o «Eliminar datos de cliente X»).
2. Verificación de identidad

   Solicitaremos la información necesaria para verificar la identidad del solicitante —copia de documento u otros datos— de forma razonable y proporcional. Para solicitudes CCPA pediremos los datos necesarios para verificar la residencia y la titularidad.
3. Evaluación de excepciones

   Comprobaremos si existe obligación legal o necesidad operacional que impida la eliminación —obligaciones fiscales, litigios en curso, cumplimiento normativo—. Si aplica una excepción, informaremos al solicitante del motivo y la base legal.
4. Acciones de eliminación

   Si procede la supresión, llevaremos a cabo las acciones técnicas y organizativas para eliminar los datos del entorno activo de Odoo y de los sistemas relacionados, incluidas copias de seguridad en la medida de lo razonablemente posible. Documentaremos todas las operaciones realizadas.
5. Confirmación al solicitante

   Enviaremos confirmación cuando la eliminación se haya completado o, si no es posible, ofreceremos alternativas razonables —supresión parcial, bloqueo o anonimización— con los plazos estimados.

Dependiendo del tipo de dato y del acceso administrativo, la eliminación puede consistir en:

Para bases de datos gestionadas por Odoo.com o terceros, seguiremos los procedimientos de eliminación del proveedor correspondiente.

Las copias de seguridad y los registros de auditoría pueden contener datos personales durante un periodo adicional. Implementamos procesos para purgar o anonimizar datos en backups dentro de plazos razonables y conforme a nuestras políticas internas y obligaciones legales.

Si los datos se encuentran en sistemas de proveedores externos o en ubicaciones internacionales, solicitaremos la eliminación también a dichos subprocesadores conforme a los contratos vigentes y las cláusulas de protección de datos.

La lista actualizada de subprocesadores está disponible en la Política de Privacidad.

Excepciones a la eliminación

• Obligaciones legales o fiscales que requieran la conservación.
• Preservación por litigios en curso o reclamaciones pendientes.
• Cumplimiento de requisitos regulatorios aplicables.
• Otras excepciones previstas por la ley. En todos los casos se informará al solicitante del fundamento.

Mantenemos un registro interno de todas las solicitudes de derechos —incluyendo eliminación— que documenta:

• Fecha de recepción y canal de entrada.
• Acciones realizadas y resultado de la evaluación.
• Verificación de identidad completada.
• Comunicación con el solicitante y fechas de respuesta.

Este registro se mantiene para fines de cumplimiento y auditoría conforme a la normativa aplicable.

El solicitante debe proporcionar información suficiente para identificar los datos a eliminar y colaborar razonablemente con el proceso de verificación. La falta de cooperación puede retrasar o impedir la ejecución de la solicitud.

Si no está satisfecho con nuestra respuesta, puede presentar una reclamación ante:

• Residentes de la UE: la autoridad de protección de datos competente en su país.
• Residentes de California: la Oficina del Fiscal General de California, conforme al procedimiento CCPA/CPRA.

Para cualquier consulta previa: info@wakaholding.com.

Nos reservamos el derecho a actualizar esta Política y Procedimiento. Publicaremos la nueva fecha de entrada en vigor en esta página.

Fecha de vigencia actual: 01 de enero de 2025.